Hur länge måste jag spara bokföringen för enskild firma?

Bokföring innebär att man klassificerar, sparar och kortar ner de finansiella transaktionerna som sker i ett företag för att på så sätt få förståelse för ekonomin i det företaget. När man har bra koll på sin bokföring vet man vilka pengar man har att röra sig med och kan på så sätt göra bra och viktiga investeringar.

Enligt den svenska bokföringslagen så ska den sparas i minst sju år. Det här gäller inte bara bokföringen utan också dokumentation, kvitton, deklaration, årsredovisning och annat underlag. Om du sparar bokföringen och underlaget digitalt behöver du dock inte spara de fysiska underlaget lika länge.

Spara underlaget och bokföringen digitalt

Genom att scanna in eller fotografera av fysiska kvitton samt överföra fakturor och annat underlag digitalt gör att du inte behöver spara det fysiska underlaget i längre än 4 år. Att scanna eller fota sina kvitton och fakturor är också ett bra sätt att se till att de inte bleknar efter några år.

Om du skriver dina fakturor på datorn så räcker det med att spara det elektroniska underlaget. Du behöver egentligen aldrig skriva ut dina fakturor på papper. Det är dock extra viktigt att du vet att dina digitala dokumentet är säkra. Se till att spara dem på två olika hårddiskar som du förvarar isär ifall något skulle hända. Kom ihåg att det är ditt ansvar att de är förvarade på ett säkert ställe.

Anställdas utlägg och kvitton

Precis som alla andra inköp i en organisation så räknas det som en anställd köper till företaget som en affärshändelse och bör bokföras. Så är det oavsett om inköpet sker med den anställdes privata pengar. Om underlaget för inköpet finns i fysisk form, till exempel som ett papperskvitto, så måste detta sparas på samma sätt som alla andra underlag. Det är såklart nödvändigt och självklart att den anställda kompenseras för sina utlägg när kvittot bokförs som företagets utgift.

Vem har ansvar för arkivering i enskilda firmor?

En enskild firma är en typ av företagsform där företaget och ägaren är samma person. Om du startar en enskild firma så är det du som privatperson som äger och har ansvar för firman, det gäller även bokföring och arkivering av bokföringen. Skulle du avveckla din firma så måste du ändå spara din bokföring och underlaget för den i minst sju år.

Att ta hand om en enskild firma är ett stort ansvar. Om du känner dig osäker på bokföring och ekonomi kan det vara bra att ta hjälp av en redovisningskonsult eller en revisor. Även om det kostar lite pengar så är det definitivt värt det. Då slipper du oroa dig för att göra fel av misstag och bli skyldig till att betala straffavgifter.

Vad innebär bokföringsskyldighet för enskilda företag?

Det är viktigt att ha ordning på sina papper när man har en enskild firma. Även om du anlitar en redovisningskonsult eller revisor så måste du också ha en viss koll på dina intäkter och utgifter.

Bokföringsskyldigheten betyder att alla företag i Sverige, hur små eller stora de än är, ska bokföra sina affärshändelser kontinuerligt i en grundbok och huvudbok. Bokföringen ska ske regelbundet i systematisk och kronologisk ordningsföljd.

Varje händelse av ekonomisk karaktär, det vill säga de faktorer som påverkar företagets ekonomi, ska registreras. Det kan vara en förändring av tillgångar eller skulder, intäkter eller kostnader. Bokföring bör vanligtvis baseras på olika handlingar, kvitton och fakturor, som kan vara fysiska eller digitala. Om du för över pengar från ett konto till ett annat måste det finnas ett underlag för transaktionen. Dina egna insättningar och uttag ska bokföras i verksamheten. Undvik att blanda in din egen privatekonomi då det ofta krånglar till hela bokföringsprocessen.